Polityka Prywatności Portalu Konwentu Marszałków Województw RP

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników Portalu Konwentu Marszałków Województw RP („Portal”) dostępnego pod adresem konwent.mazovia.pl, wykorzystywanego do organizacji, obsługi i dokumentowania prac Konwentu Marszałków Województw RP, a także do wymiany informacji oraz materiałów pomiędzy jego uczestnikami.

2. Administrator danych („Administrator”)

Administratorem danych osobowych jest Województwo Mazowieckie, dane kontaktowe: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, tel. 22 5979 100, urzad_marszalkowski@mazovia.pl, 
e-Doręczenia 

3. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować pisząc na adres iod@mazovia.pl

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, tj. w związku z wykonywaniem zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, wynikającego z ustawy o samorządzie województwa.

Administrator przetwarza dane osobowe za pośrednictwem Portalu w następujących celach:

• utworzenia i obsługi kont użytkowników korzystających z Portalu przez czas trwania Konwentu (imię, nazwisko, email),
• organizacji posiedzeń i obsługi administracyjnej Konwentu, w tym publikowania i udostępniania materiałów za pośrednictwem Portalu przez osoby upoważnione przez Województwo Mazowieckie oraz użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia (imię, nazwisko, email, nr telefonu, funkcja), 
• publikowania relacji z posiedzeń Konwentu (imię, nazwisko, wizerunek, funkcja),
• zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Portalu, w tym zarządzania dostępem użytkowników i monitorowania aktywności w systemie (imię, nazwisko, identyfikator użytkownika).

W przypadku osób niepełniących funkcji publicznych ich wizerunek może być zamieszczany na Portalu, jeśli wyraziły na to dobrowolną zgodę. Zgodę można wycofać w dowolnym czasie. Wycofanie zgody jest możliwe bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem poprzez wysłanie stosownego oświadczenia na jeden z adresów kontaktowych wskazanych w Polityce prywatności.

5. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być:

• podmiotom świadczącym obsługę administracyjno-organizacyjną Urzędu.
• podmioty świadczące usługi, hostingowe i serwisowe na rzecz Administratora,
• podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane:

• przez okres korzystania z konta użytkownika w Portalu,
• przez okres niezbędny do realizacji celów związanych z działalnością Konwentu,
• przez okres wynikający z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - dostępnych m.in. na mazovia.pl, w zakładce „Polityka prywatności”,
• do czasu wycofania zgody – w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach i na zasadach określonych w przepisach prawa przysługuje prawo: 

• żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, 
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą,
• złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych osobowych jest niezbędne w zakresie wymaganym do korzystania z Portalu. Niepodanie danych może uniemożliwić korzystanie z jego wybranych elementów (np. panelu logowania), a co za tym idzie zamieszczania uwag do projektów stanowisk lub zaznaczania informacji o ich braku, zgłaszania udziału przedstawicieli województw w obradach itp.). 

8. Prawa autorskie i odpowiedzialność za publikowane treści

Portal stanowi własność Województwa Mazowieckiego i podlega ochronie wynikającej z przepisów prawa autorskiego oraz prawa własności intelektualnej.

Treści, do których prawa przysługują Województwu Mazowieckiemu lub Urzędowi Marszałkowskiemu Województwa Mazowieckiego w Warszawie, mogą być wykorzystywane wyłącznie z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa, w szczególności prawa autorskiego, oraz z podaniem źródła ich pochodzenia.

Administrator nie ponosi odpowiedzialności za treści publikowane w zewnętrznych serwisach internetowych, do których odsyłają linki zamieszczone w Portalu, chyba że jest ich właścicielem lub administratorem.

Korzystanie z materiałów, do których prawa autorskie przysługują podmiotom trzecim, wymaga uzyskania zgody podmiotu uprawnionego, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej.

Użytkownik ponosi odpowiedzialność za materiały publikowane za pośrednictwem swojego konta. Publikując materiały zawierające dane osobowe lub inne informacje dotyczące osób trzecich, użytkownik zobowiązany jest do zapewnienia zgodności takiego działania z obowiązującymi przepisami prawa.

Zabronione jest publikowanie treści:

• naruszających prawa lub dobra osobiste osób trzecich;
• zawierających dane osobowe przetwarzane bez odpowiedniej podstawy prawnej;
• naruszających prawa autorskie lub inne prawa własności intelektualnej
• sprzecznych z obowiązującymi przepisami prawa.

Administrator zastrzega sobie prawo do ograniczenia dostępu do takich treści lub ich usunięcia.

9. Pliki cookies i dane techniczne

Portal wykorzystuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego funkcjonowania, w szczególności do obsługi logowania użytkowników, utrzymania sesji oraz zapewnienia bezpieczeństwa korzystania z Portalu.

Portal nie wykorzystuje plików cookies służących do celów marketingowych, reklamowych ani analitycznych pochodzących od podmiotów trzecich.

Informacje zapisane w plikach cookies są wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania Portalu i nie służą do śledzenia aktywności użytkowników poza Portalem.

10. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Zmiany mogą wynikać w szczególności ze zmian przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności Portalu lub zmian organizacyjnych związanych z obsługą Konwentu. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest każdorazowo publikowana w Portalu.

Data publikacji Polityki prywatności: 31.07.2026 r.

Data ostatniej aktualizacji: 31.07.2026 r.